La transformation digitale se trouve au centre des outils utilisés par les collaborateurs et produit une masse d’informations volumineuse. L’entreprise peut avoir le sentiment d’être submergée par les données, notamment RH. Pourtant, savoir gérer et valoriser la data collectée améliore la décision et la rentabilité financière. Décryptage.
L'avènement de la Digital WorkPlace
Parmi les transformations et usages qui se sont accélérés dans l'entreprise à l’occasion de la crise provoquée par la COVID-19, il y a l’espace de travail numérique. Cette Digital Workplace offre une souplesse et une réactivité qui permettent à l’entreprise d’être agile en toute circonstance. Chaque salarié peut se connecter où qu’il soit, quel que soit le support, afin d'accéder aux informations et outils dont il a besoin pour mener à bien sa mission d'administration, de production, ou de service. De plus, lorsqu’il est amené à intervenir temporairement sur un autre site, son environnement ne s’en trouve que modérément changé :
- Pas de création d’un nouveau profil
- Accès à toutes les informations utiles
- Personnalisation de l’accueil.
Les bénéfices d’une centralisation des données
Contrairement à un intranet ou un réseau social d’entreprise, dont l’objet est de fluidifier la communication en interne, la Digital Workplace développe :
- la gestion et le partage de documents
- l’accès et l’interaction entre les applications métiers
- l’unification des processus de l’entreprise.
De la sorte, tous les collaborateurs trouvent un intérêt à utiliser cet espace de travail numérique, tout en facilitant la communication avec les autres membres de leur équipe et l’ensemble de l’entreprise. Au lieu d’avoir des données et des points d’entrée éparpillés, l’entreprise centralise les interactions dans un même univers commun.
Ce point est déterminant pour permettre à l’ensemble des fonctions de direction et des managers d’avoir une juste représentation de ce qui se passe dans l’entreprise. Et c’est particulièrement impactant lorsque l’entreprise emploie tout à la fois des contrats à durée indéterminée, des contrats à durée déterminée, des temps partiels, des freelance, et des entreprises prestataires.
Cette diversité des profils ne doit pas être un frein à la bonne marche de l’entreprise. Au contraire, elle permet de répondre à des enjeux d’optimisation des besoins de personnel. La Digital Workplace apporte la résilience attendue dans l’organisation de l’entreprise qui vise à garder, à un niveau élevé, la satisfaction du client, face à n’importe quels aléas. L'exigence dans la qualité de la prestation reste donc inchangée.
HR analytics, ou l’art de mieux décider grâce au Big Data RH
Aujourd’hui, l’entreprise ne manque pas de données, bien au contraire. En revanche, elle ne les inclut pas encore assez dans sa performance économique. Le défi dépasse l’usage d’un outil, qui n’est pas là que pour faciliter la collecte de données, il aide à comprendre et mettre en place des actions associées. Par exemple, une entreprise de services va collecter la disponibilité de ses collaborateurs, et parmi les actions associées il y a, entre autres :
- la saisie par chaque salarié des jours et heures de disponibilité
- l’acceptation et validation du planning d’intervention
- la proposition et la validation d’une intervention exceptionnelle et non prévue sur un créneau disponible.
Cet exemple illustre l’enjeu d’identification et d’exploitation de la masse de données collectées, la Big Data. C’est le cœur du processus dit HR analytics. Cela s’applique à toutes les données : financières, commerciales, légales, RH… Il s’agit d’avoir un regard à 360 degrés pour analyser l’impact des comportements sur l’organisation et la performance de l'entreprise. L’idée n’est pas de mener une sorte de flicage, mais bien de comprendre, par équipe, famille de métiers, l’effet ricochet d’une décision ou d’une initiative.
Au final, pour la direction générale, le traitement de ses Big Data doit lui permettre de prendre la meilleure décision possible et de savoir l’ajuster en temps réel si les effets attendus ne sont pas rendez-vous, ou produisent des incidences qui ont un coût économique négatif. Ce raisonnement vaut autant pour le court, le moyen et le long terme. Mieux ! Nous estimons que cela permet de piloter l’entreprise dans toutes ces temporalités sans que l’une ne compromette l’autre. Ce qui n’est pas possible sans HR analytics.
La nécessité du contrôle qualité de la donnée
L’interprétation quotidienne de la donnée dans le processus de décision demande une exigence préalable. Ce sont les DSI et les DRH qui se posent comme les garants de celle-ci. Au-delà de respecter le RGPD, règlement général sur la protection des données, qui porte sur la conformité du processus de collecte et d’usage d’une donnée, ils ont à garantir que chaque information traitée reste authentique et intègre, malgré l'application d'algorithmes pour la traiter. Sans fiabilité, l’entreprise met tout simplement en danger sa pérennité. Ses choix seront erronés, puisque l’analyse détaillée mettrait en avant une fausse réalité, un faux besoin.
Avant d’interpréter la data, il convient donc de la trier et d’en vérifier la qualité. Cette étape vise à :
- réunir et unifier des données venues de sources différentes avec des formats variés : texte, tableur, PDF, photo, son…
- écarter les datas non pertinentes ou non vérifiables
- valider les données nécessaires au développement du business.
Grâce à la recherche de qualité, non seulement la prise de décision est optimisée, mais le traitement permet un partage de données entre directions qui, jusqu’à présent, était bloqué par des difficultés de synchronisation et de compréhension. Cette évolution peut être immédiatement mesurable par les collaborateurs : pour une question particulière, ils obtiennent une réponse conforme à toutes les problématiques de la direction financière et celle des ressources humaines, par exemple.
Ainsi, la gouvernance des données structure différemment l’organisation de l’entreprise et crée de nouvelles habitudes. Elle permet d'automatiser des opérations récurrentes et à faible valeur ajoutée, voire réduire le risque d’erreur. Elle répond également aux attentes et pratiques des jeunes collaborateurs. Ces derniers sont déjà très à l’aise avec les univers proposés par le digital. Cette intuition, de plus en plus innée, constitue un formidable atout pour les entreprises afin de développer plus facilement la culture des données au service de leur performance économique et humaine.
