On ne change pas de SIRH comme de téléphone mobile. Votre nouveau SIRH aura de nombreux impacts sur l’entreprise, que ce soit sur le plan organisationnel, auprès des utilisateurs ou celui de sa performance. La difficulté de l’exercice réside parfois moins dans l’évaluation des besoins immédiats auxquels doit répondre le SIRH que dans celle des besoins à venir. Voici 3 conseils à suivre pour choisir une solution pérenne, performante et rentable.
Pensez « global », voire international
Un SIRH n’est pleinement efficace que s’il couvre tous les aspects RH d’une entreprise, qui relèvent tous de l’un ou l’autre de ces deux domaines :
- L'administration du personnel : dossier collaborateur, gestion des feuilles de temps, absences/congés, notes de frais, planification…
- La gestion des talents : recrutement, onboarding, entretiens, mobilité, formation, rémunération, organisation…
Il convient donc de choisir une solution adaptée aux besoins de l’entreprise, avec des modules activables à la demande. La solution retenue doit faciliter la mobilité et l’autonomie. Elle doit aussi générer un gain de temps et de productivité au sein de la DRH et, plus largement, des services financier et informatique.
Un SIRH doit aussi pouvoir accompagner la dynamique de développement d’un groupe et s’y adapter, par exemple si celui-ci connaît une expansion à l’international.
Pour les groupes internationaux ou appelés à le devenir, un SIRH global gérant l’ensemble des données de manière uniforme est un choix logique et pragmatique, du moins si l’organisation est dotée d’une DRH internationale. Homogénéiser les processus RH au-delà des frontières permet de piloter une gestion des talents internationale, au bénéfice des besoins stratégiques de l’entreprise, mais aussi des ambitions de carrière des collaborateurs. D’après un benchmark du Cercle SIRH, la gestion de la performance, la rémunération, le reporting et la gestion de carrière sont les premiers processus à être internationalisés.
Doté d’une vision à 360° sur les ressources du groupe, le DRH doté d’un SIRH global maîtrise l’ensemble du cycle de vie de chaque salarié dans l’entreprise. Un atout stratégique précieux, auquel s’ajoute l’optimisation du ROI liée à l’uniformisation des processus.
Pensez expérience collaborateur
Simplifier la vie des salariés est un objectif majeur du SIRH. L’outil doit les aider à mieux gérer leur temps, accompagner leur développement, répondre à leurs interrogations concernant les processus RH, leurs congés, leur paie, leurs souhaits de formation, etc. Votre SIRH doit intégrer les fonctionnalités susceptibles de faciliter la tâche de tous, sans privilégier un service ou département particulier. Il en va de l’image de la fonction RH et du service RH au sein de l’entreprise, mais aussi de la qualité de l’expérience collaborateur.
De fait, améliorer cette expérience collaborateur est aujourd’hui un enjeu de taille pour les DRH. Une expérience collaborateur de qualité a des impacts forts sur la marque employeur et des répercussions positives en termes de recrutement et de fidélisation des talents. Voilà pourquoi un nombre croissant de SIRH mettent à disposition des salariés des outils jusqu’ici dédiés au service RH. L’idée est de favoriser une logique de « self-service » dont les collaborateurs sont demandeurs.
Outre les fonctionnalités et l’accessibilité du SIRH, soyez attentif à la convivialité des interfaces pour les collaborateurs. Ces derniers sont en effet les meilleurs relais de votre marque employeur, sur les sites de notation comme Glassdoor ou sur les réseaux sociaux. Un SIRH offrant une expérience utilisateur agréable dynamise la marque employeur vis-à-vis des candidats, réduit par contrecoup les frais de sourcing et génère de l’engagement en interne. Un ROI pas forcément facile à mesurer, mais bien réel.
Pensez « sécurité »
Le SIRH en mode SaaS (software as a service) est arrivé à maturité. Pour autant, il ne faut pas négliger les questions de sécurité que soulève tout projet en mode SaaS. Comment garantir la sécurité des données alors que la tendance est au SIRH accessible de partout, avec tout type d’appareil numérique ?
Plébiscités par une large majorité d’entreprises pour leurs coûts moindres et leur flexibilité accrue, les SIRH en mode SaaS sont réputés moins sûrs que les solutions internalisées. Cependant, le risque de piratage informatique est davantage lié aux enjeux qu’à la « compétence » des pirates ; en d’autres termes, c’est la criticité des données qui suscite le piratage. Celles qui seront stockées dans le SIRH sont-elles ou non critiques, et quel niveau de confidentialité appellent-elles ? Les systèmes d’information des entreprises disposent a priori de normes de sécurité précises : la solution retenue doit pouvoir s’y conformer.
Par ailleurs, vous pouvez utilement faire auditer les solutions des fournisseurs sous le prisme de la sécurité. Si le coût d’un audit complet vous paraît trop lourd pour l’entreprise, il est possible de faire réaliser des tests d’intrusion pour évaluer la résistance de la plateforme aux attaques.
Avant de signer avec un éditeur pour l’achat d’un SIRH en SaaS, assurez-vous que les données sont bien stockées en France ou dans l’Union Européenne plutôt qu’aux États-Unis, le Freedom Act de 2015 ayant prolongé certaines dispositions du Patriot Act (possibilité pour les agences fédérales américaines d’accéder aux données hébergées sur leur territoire). Souvenez-vous également que la responsabilité est souvent difficile à établir entre l’éditeur, le client et l’hébergeur en cas de fuite de données ou d’intrusion : prévoir des clauses juridiques dans le contrat pour clarifier ces questions constitue une excellente précaution.
