Les entreprises doivent faire face à de nombreuses variations vis-à-vis de la demande des clients : forte saisonnalité des ventes, flux de clientèles inconstants, amplitude horaire modifiée, etc. Gérer une activité non linéaire avec des pics d’activités exige de s’adapter rapidement. Et les erreurs peuvent coûter cher ! Andjaro vous propose 6 solutions pour faire face aux pics d’activité de manière optimale dans votre organisation.
Pic d’activité : définition
Les pics d'activités correspondent à des périodes où les commerçants et les entreprises font face à une forte demande, bien plus importante que durant le reste de l’année. C’est notamment le cas pour certaines industries (transport, logistique…) lors des fêtes de fin d’années et Pâques, ou encore pour les boutiques pendant les soldes.
Mais de nos jours, les entreprises doivent parfois faire face à des pics d’activité imprévus et non délimités dans le temps. Par exemple, Noël entraîne un pic qui s’étend bien plus que pendant quelques semaines. Les professionnels doivent anticiper davantage et ce sont les clients qui restent les principaux décideurs.
Le tout nécessite une forte flexibilité des modes d’organisation au travail pour s’adapter rapidement aux contraintes de la demande et mettre en adéquation le temps de travail des collaborateurs avec le pic d’activité anticipé ou vécu. Le problème ? L’effectif permanent d’une entreprise et son nombre d’Equivalents Temps Plein est souvent calculé selon le mois le moins chargé de l’année. Toutes les périodes de suractivité entraînent donc une surcharge de travail, des heures supplémentaires pour les cadres ou les temps partiels ou l’embauche de contrats courts (CDD ou intérim).
6 conseils pour faire face aux pics d’activité
Comment réagir face aux fortes variations d'activité tout en maîtrisant ses frais de personnel ? Comment dans ce contexte, optimiser le management de ses ressources humaines ? Il ne suffit plus d’avoir recours aux heures supplémentaires ou à une agence d’intérim. Découvrez 6 solutions pour concilier les intérêts des entreprises et des salariés tout en faisant face aux pics d’activité.
1. Identifier les périodes de pointe
Il ne faut pas brûler les étapes : pour faire face aux pics d’activité, vous devez commencer par les délimiter dans le temps. À titre d’exemple, le rush de fin d’année débute souvent en novembre pour prendre en fin en janvier. Mais même durant ces semaines, il y a des jours où l’activité sera beaucoup plus intense que d’autres. Il faut tenir compte de ces éléments pour gérer au mieux son personnel et organiser ses stocks. Les pics d’activité peuvent être brutaux ou progressifs, ce qui exige une réponse personnalisée et adaptée pour chacun d’entre eux.
2. Anticiper la hausse de la demande selon les habitudes de consommation et d’achats
Si vous identifiez les profils de vos clients, vous serez plus à même d’anticiper leurs besoins et d’y répondre rapidement encas de pic d’activité. Mais pas de panique : vous n’avez pas à établir une mesure précise. Vous pouvez simplement vous baser sur l’observation de leur comportement : quand, comment et quel pourcentage de vos clients adopte le même comportement pour une période donnée ? Avec ces informations, dessinez des profils clients plus précis et anticipez leurs besoins, qui mèneront sans doute à des pics d’activité.
3. Opter pour l’omnicanal
Un pic d’activité ne concerne pas seulement l’acte d’achat, mais aussi les modalités d’achat. Les transactions de biens ou de services s’effectuent de plus en plus en ligne. Opter pour l’omnicanal permet à la fois de fluidifier les ventes, mais aussi de disposer de toutes les informations nécessaires en temps réel. Dans le retail, cela apporte davantage une transparence et une expérience client optimisée.
4. Faire appel au recrutement extérieur
Lorsqu’une entreprise expérimente un pic d’activité, il est possible de faire appel à de l’aide extérieure en recrutant des CDD (70 % des embauches en France) ou des intérimaires. Pour les besoins saisonniers programmés, comme les vacances du personnel en été ou les fêtes hivernales, c’est une solution souvent favorisée par les entreprises. Pourtant, les contrats courts coûtent cher (prime de précarité et de fin de contrat). Ils se révèlent aussi chronophages en termes de recrutement, de formation et d’intégration. Le temps partiel est également une manière de remplir les plages horaires les plus chargées. Pratique sur le court terme, le travail temporaire n’est cependant pas optimal sur le long terme, notamment en termes d’engagement des collaborateurs.
5. Mieux s’organiser en interne
S’adapter rapidement pour faire face aux pics d’activité demande beaucoup de flexibilité, avec une organisation et une planification hors pair. Les flux doivent être mesurés en termes de variation, d’ampleur et de durée. C’est ici que les entreprises adoptent souvent un mauvais réflexe : plutôt que de mieux organiser le temps de travail des collaborateurs en interne pour répondre à cette suractivité, les entreprises font appel à des emplois précaires. Le tout mène à un cercle vicieux : les temps partiels courts sont moins prévisibles, les collaborateurs sont souvent insatisfaits de leur travail et peu motivés, et ils quittent l’entreprise dès qu’ils en ont l’occasion. À la clé : hausse du taux d’absentéisme, fort turnover et instabilité de dernière minute.
6. Favoriser l’autonomie et la responsabilité
Une utilisation intelligence de votre workforce nécessite de penser aux intérêts de l’entreprise, mais aussi des employés. Pour cela, il peut être pertinent de leur laisser plus d’autonomie pour organiser leurs plages de travail et réduire les fractionnements lors d’une journée. Faire preuve de flexibilité face aux pics d’activité demande de tenir compte des spécificités de son secteur, mais il existe heureusement des outils prévus pour aider les entreprises à trouver du personnel pour leurs besoins court terme, comme en cas de suractivité ou de sous-activité.
Mieux gérer les périodes d'activité intense avec Andjaro
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