Créer une réserve de talents pour pallier le manque d’effectif est une bonne pratique sur le papier. On recense en règle générale, un peu plus de 4 canaux pour constituer un vivier d’entreprise : réseaux sociaux, candidatures spontanées, sites internet, jobboards… Cette accumulation de pistes peut s’avérer contre-productive sans organisation ni suivi, car votre vivier doit pouvoir répondre à des besoins urgents : employé malade, absences imprévues, accroissement d’activité, etc. Ainsi, pour disposer d’une équipe de secours, opérationnelle et toujours au rendez-vous, 3 impératifs s’imposent : qualification, réactivité et rétention.
1. Organiser vos viviers pour avoir de la visibilité
Lorsque vous recrutez un CDD pour une mission, 8 fois sur 10 vous allez solliciter quelqu’un qui a déjà travaillé pour vous. Dans l’idéal, un vivier de candidats doit regrouper des profils variés pour pallier toutes sortes d’urgences. C’est pourquoi il vous sera indispensable de le qualifier pour identifier rapidement où trouver la bonne recrue. Dans le cas contraire, vous vous heurtez à des centaines de candidatures compliquées à éplucher en cas de besoin aussi divers que soudain !
« La raréfaction de la main-d’œuvre contraint les entreprises à s’adapter et à repenser la gestion de leurs compétences, afin de ne pas réduire leur activité faute de collaborateurs. »
Alain Di Crescenzo, Président de CCI France
Pour améliorer l’efficacité de votre vivier d’entreprise, il faudra combiner vision globale et critères de sélection en vous efforçant de :
- Repérer les postes régulièrement en tension ;
- Diffuser des propositions d’embauche ciblées « en mode push » grâce à une communication régulière ;
- Mettre en place un système de cooptation avec la participation des managers et candidats connus.
Ainsi, il vous suffira de quelques clics pour identifier les profils de potentiels employés en fonction de critères bien définis. Pour bénéficier de ce fonctionnement, un simple fichier Excel montrera vite ses limites. La digitalisation de votre réserve de talents deviendra donc, à terme, essentielle. Avec un outil relié à vos bases de données RH couplé à un moteur de recherche plus puissant, vous pourrez comparer les expertises, les qualifications et même les temps de trajet de chaque candidat.
Recourir à une équipe de secours ne peut atteindre sa pleine utilité que s’il apporte une visibilité immédiate aux gestionnaires RH, ou aux managers parfois contraints de recruter eux-mêmes. Une meilleure gestion de vos viviers de CDD représente donc la garantie de ne pas passer votre temps à courir après les candidats alors que vous les avez déjà sous la main !
2. Un vivier d’entreprise efficace doit être simple à activer
L’organisation des données RH est une bonne chose, mais encore faut-il réussir à mobiliser son réseau facilement. Savoir précisément qui est disponible, compétent et volontaire pour prendre rapidement une nouvelle fonction est un véritable enjeu.
Un processus trop lent pour les situations d’urgence
Le recrutement de nouveaux talents est certes plus difficile actuellement, mais ce n’est pas la seule préoccupation des entreprises. La croissance générale du taux d’absentéisme reste une problématique majeure. Avec une moyenne de 25 jours d’absences imprévisibles par salarié, leur défi au quotidien se résume en un seul mot : la réactivité !
Les viviers sont plus volatils, les collaborateurs se dirigent vers des carrières multi-employeurs, ils ont aussi plus de choix aujourd’hui. En tant que recruteur, difficile d’activer et de mobiliser les bonnes personnes à l’endroit voulu, dans les temps impartis notamment à cause de processus chronophages.
Classeur Excel, recherche de coordonnées, appels téléphoniques, réponses aux messages tardifs ou peu clairs… voilà à quoi sont confrontés régulièrement les services RH et managers pour combler les absences en urgence. Encore une fois, la digitalisation de cette méthode de travail peut permettre de gérer un vivier d’entreprise plus efficacement.
Entretenir régulièrement le contact avec les profils de votre base de données
Si votre réserve de candidats s’avère bien utile en cas de besoins ponctuels, l’absence d’échange sur le long terme pourrait être interprétée comme un manque de considération. Ce qui serait dommageable, car ces derniers se désengageront au fil du temps. Même si le recours à des contrats temporaires s’apparente fréquemment à de la précarité, c’est un formidable tremplin vers un emploi stable à valoriser. Lorsque des postes à durée indéterminée s’ouvrent, les entreprises piochent en priorité dans leur vivier de professionnels compétents. Par ailleurs, des jeunes actifs font le choix délibéré de ne signer que des CDD pour :
- Gagner en flexibilité ;
- Explorer des écosystèmes variés ;
- Conserver une certaine liberté.
Certains candidats se cherchent. « Le sens au travail » se place en première place, au-dessus du facteur « salaire » parmi leurs préoccupations selon l’enquête « The future of work 2022 » de Monster. Avec cette flexibilité de l’emploi, ils associent l’entreprise comme un moyen de développer leur expertise et découvrir une vocation.
Les gestionnaires RH ont donc tout intérêt à imaginer des modes de communication pour garder le contact et éviter de perdre des volontaires. Un groupe WhatsApp peut faire l’affaire un certain temps, mais est-ce suffisant ? Là aussi, le digital apporte des solutions pertinentes à la fonction RH pour relever ce défi en leur permettant de jouer le rôle de Community Manager via un système de notifications. Aussi, mettre en place des campagnes d’e-mailings automatisées grâce à un logiciel RH peut contribuer à l’engagement du collaborateur pour une future titularisation.
Vous pourriez également booster la motivation en promouvant une rémunération à la mission, ou une avance sur salaire. Le postulant deviendra ainsi un ambassadeur potentiel et vous aidera à toucher d’autres personnes intéressées. En outre, la situation professionnelle, l’adresse ou les critères de recherche d’un candidat peuvent évoluer. Il vous faudra donc aussi régulièrement l’inviter à mettre à jour ses informations.
En résumé, pour être efficace, un vivier d’entreprise doit combiner ces trois facteurs :
- Une vision à 360° sur des profils qualifiés ;
- Un système digitalisé pour l’activer rapidement en cas de besoin ;
- Une communication continue pour maintenir l’engagement des talents.
