L'effectif d’une entreprise n’est pas une notion simple à cerner. Les difficultés de recrutements et mouvements de personnel peuvent être en effet nombreux selon votre activité, le contexte économique, le contrat de chacun de vos employés et la taille de votre entreprise. Au-delà de son impact sur vos obligations et vos charges, connaître votre effectif vous permettra de prévoir les bonnes ressources au bon moment et d’optimiser au mieux leur volume en fonction du contexte. Parmi les méthodes de calcul de l’effectif, l’équivalent temps plein (ETP) est une unité de mesure importante pour établir un budget fiable et piloter au mieux sa stratégie d’entreprise. Comment faire pour le calculer ? Quelles données devez-vous prendre ? Existe-t-il plusieurs méthodes ? Nous avons étudié le sujet pour vous.
Qu'est-ce que l'Équivalent Temps Plein ?
L'équivalent temps plein (ETP), mais également équivalent plein temps (EPT) est avant tout une unité de mesure utilisée dans le monde professionnel. Cette mesure correspond à une charge de travail pour un salarié.
Une charge de travail de « n » ETP pendant une période donnée correspond à un travail qui nécessiterait l'affectation de « n » personnes à plein temps pendant toute la période prise en compte, pour le réaliser. Exemple : une charge de 5 ETP pendant une semaine correspond à un travail réclamant cinq personnes affectées à plein temps.
À ne pas confondre avec la capacité de travail : une capacité de « n » ETP correspond à une équipe de « n » personnes affectées à temps plein à la réalisation d'une tâche. Exemple, une équipe de trois ETP serait capable de réaliser le travail pris dans l'exemple précédent en une semaine.
Pourquoi est-il important de bien définir son nombre d'ETP ?
Connaître ses effectifs et ses besoins de personnel est primordial pour que l'entreprise assure son niveau de commandes, la prestation attendue et produise. En cas d'absences imprévues ou de variations d'activité, le calcul du nombre d'Équivalents Temps Pleins initial va être remis en question, pour maintenir le nombre d'ETP suffisants à la continuité opérationnelle, soit au contraire pour envisager des recrutements additionnels.
Pour calculer son nombre d'ETP, il faut additionner toutes les heures travaillées par les salariés à plein temps et à temps partiel, puis de diviser le résultat par le nombre d'heures travaillées annuellement par un employé à temps plein. Définir le temps plein est nécessaire car si on considère de facto une semaine de cinq jours ouvrés, certains secteurs travaillent 7 jours sur 7, etc.
Prenons la base de la semaine de 5 jours ouvrés de travail. 1 ETP correspond donc à 1 519 heures de travail sur une année civile, qui peuvent être réalisées par un ou plusieurs salariés. Exemples : Un salarié à temps plein sur 12 mois = 1 ETP. Un salarié à temps partiel (50%) sur 12 mois = 0,5 ETP.
Les données à prendre en compte dans le calcul de votre ETP
Une entreprise a besoin de connaître ses effectifs pour des raisons sociales, financières et de pilotage stratégique. L’équivalent temps plein est une des façons de considérer l’effectif de votre entreprise et vous permettra de mesurer la charge et la capacité de travail d’un employé sur une année.
Afin de calculer au mieux votre équivalent temps plein, voici les données principales à recueillir et leurs particularités.
Bien différencier les contrats
L’équivalent temps plein étant un mode de décompte lissé de vos effectifs, il est donc important de distinguer les typologies de contrat dans le calcul. Les salariés en CDI qu’ils soient en entreprise ou à travailleurs à domicile comptent pour 1 unité. Ainsi, 20 salariés en CDI = 20 équivalents temps plein. En revanche, tous les autres salariés seront considérés en fonction de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois. Cela inclut :
- Les salariés en CDD
- Les salariés intermittents
- Les salariés mis à disposition par un prestataire extérieur s’ils travaillent bien dans les locaux depuis au moins 1 an
- Les salariés temporaires provenant de l'intérim
Ainsi, 3 salariés en CDD pour une durée de 2 mois chacun représenteront : (3x2) / 12 = 0,5 équivalent temps plein.
Analyser la durée du travail
La durée du travail est aussi un indicateur important dans le calcul de l’équivalent temps plein. Elle sera importante à prendre en compte dans le calcul de votre effectif mensuel moyen en ETP. La durée mensuelle légale du travail est comptabilisée sur la base de 52 semaines de 35 heures. Elle sera donc égale à : 35 x 52 = 1820 heures / 12 mois = 151,67 heures
Par ailleurs, tous vos salariés n’effectuent pas 35 heures par semaine. C’est le cas notamment des salariés à temps partiel.
Ainsi, prenons le cas de l’un de vos salariés embauchés à 20 heures par semaine. Il comptera alors pour : 20/35 = 0,57 équivalent temps plein.
À noter : si certains de vos salariés cumulent un CDD et un temps partiel, alors les deux règles sont prises en compte. Ainsi, pour un salarié effectuant 17,5 heures par semaine pour une durée de 2 mois, on comptera : 17,5/35 x 2/12 = 0,125 équivalent temps plein.
Les cas à exclure du calcul
Veillez à exclure du calcul de votre effectif en équivalent temps plein :
- Les salariés en CDD, mis à disposition ou en intérim qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat est momentanément suspendu (dû à un congé de paternité/maternité, d’adoption…)
- Les titulaires d’un contrat d'insertion type initiative emploi
- Les titulaires d’un contrat de professionnalisation
- Les apprentis
Équivalent temps plein : calcul d’un cas concret
Afin de bien comprendre comment calculer votre équivalent temps plein, prenons le cas concret d’une PME dont les effectifs seraient composés de :
- 20 salariés en CDI
- 2 salariés en CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 60 heures dans le mois
- 1 CDD de 3 mois à 100 heures par mois
- 2 contrats d’insertion
Commençons par calculer le nombre d’ETP sur 1 mois.
- Pour les CDI : 20x1 = 20 ETP
- Pour les CDI à temps partiel : 2 x 60 heures / 151,67 (durée mensuelle du travail) = 0,80 ETP
- Pour les CDD : 3 mois / 12 mois x (100 heures / 151,67) = 0,16 ETP
- 2 insertions = 0 ETP
L’effectif du mois en ETP sera donc de 20,96 ETP.
Pour le calcul annuel, il s’agira de refaire les comptes chaque mois puis d'additionner tous les résultats au 31 décembre avant de les diviser par 12 mois pour obtenir votre effectif moyen annuel en ETP.
Les autres moyens de calculer son ETP
Plus la taille de votre entreprise sera importante, plus le nombre de données à agréger sera volumineux et plus les formules de calcul de votre ETP deviendront compliquées. C’est le cas notamment si votre entreprise possède plusieurs établissements.
Dans le cas où votre entreprise est une ETI ou un grand compte, d’autres moyens s’offrent à vous pour vous aider à gagner du temps et simplifier cette démarche. Il s’agira d’opter pour la solution la plus efficace pour votre structure en tenant compte des investissements financiers et du temps investi.
Utiliser une calculatrice en ligne
Vous pouvez entrer l’ensemble de vos données dans un outil en ligne qui prendra en charge toutes les opérations pour vous. Simple et efficace.
Développer un outil sur-mesure
Vous pouvez aussi solliciter votre service informatique ou un prestataire extérieur pour vous concocter un logiciel sur mesure. Dans ce cas, veillez à border le cahier des charges pour vérifier la faisabilité du projet. Car compiler des données RH est un vrai métier !
Faire appel à un consultant expert
Faire appel à un professionnel en matière juridique ou fiscale peut aussi constituer une solution. Vous devrez lui faire confiance car il faudra lui donner accès à l’ensemble des données fiscales et RH de votre entreprise.
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