Le staffing est l’une des préoccupations clés des entreprises qui souhaitent rester compétitives. Il concerne principalement le sourcing et la gestion des ressources humaines. Trouver les compétences clés au moment où elles en ont besoin est devenu un enjeu majeur encouragé par le contexte de la crise sanitaire. Mais concilier les disponibilités des collaborateurs, leurs aspirations, et les besoins d’une entreprise n'est pas toujours facile. Cette mission peut devenir un casse-tête, et même conduire à des pertes d'argent, notamment pour les organisations complexes et grandes entreprises. Alors, quels sont les enjeux du staffing et ses bonnes pratiques ? Voici nos éléments de réponse.
Mais qu'est-ce que le staffing ?
Le staffing permet de mettre à disposition d’une entreprise la ou les bonnes personnes pour réaliser tout ou partie d’un projet, d'un remplacement donné.
Là où les besoins des entreprises requièrent une expertise pointue et de la disponibilité pour des projets étendus souvent sur plusieurs mois, il est fortement lié à l’univers des cabinets de conseil, mais aussi aux entreprises du service numérique (ESN), aux sociétés d’ingénierie dans l’industrie et à l’intérim. Ces derniers jouent le rôle d’intermédiaires et de facilitateurs. Aujourd’hui, tous les secteurs d’activité sont concernés, de l’Informatique à l’Industrie en passant par le retail, la restauration ou le facility management.
L’organisation du staffing répond à la volonté de satisfaire au mieux les attentes client. Cela passe par l’organisation de réunions pour échanger sur l’avancement du pipe de business, le suivi des projets, mais aussi pour arbitrer les décisions quant au placement du profil le plus adapté pour telle mission. Ce type de rencontre peut avoir lieu de façon hebdomadaire et permettra, outre le check de rentabilité, de favoriser la communication avec les consultants.
Au début d’une nouvelle mission, l’enjeu est de trouver le meilleur profil. Il est courant de créer des fiches de besoins pour récolter des informations concernant les consultants à savoir leur expérience, les types de profils, les compétences mais aussi les dates de disponibilité.
La rentabilité et le développement du cabinet restent l’objectif le plus important. Dans cette optique, le suivi du taux d’occupation des équipes opérationnelles permettra de piloter au plus près le business.
L’aspect financier n’est pourtant pas la seule variable clé dans l’équation de la réussite du staffing. L’aspect humain l’est tout autant car il consiste à impliquer par la suite les collaborateurs dans la mission et à répondre à leurs aspirations de développement et d’évolution. Fidéliser ses troupes est en effet une brique nécessaire pour durer.
Les défis du staffing
Le staffing est devenu aujourd’hui plus complexe et la concurrence plus intense. Il s’agit de concilier l’humain avec l’urgence des projets et l’impératif de rentabilité. En effet, il faut d’abord trouver des personnes motivées avec les compétences adéquates et disponibles pendant toute la durée du remplacement. Tout en tenant compte d’une réalité forte, accentuée avec la crise du Covid-19 : les collaborateurs demandent plus de flexibilité, d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais aussi plus de sens pour pouvoir se développer au travers de leur métier.
Que l’on soit cabinet ou entreprise, il faut aussi répondre aux attentes de ses clients, qui eux n’attendent pas ! Il faut donc jongler avec les attentes d’un collaborateur satisfait par une mission de remplacement qui correspond à ses aspirations, et un client qui doit boucler un projet donné en temps et en heure.
Sur le terrain, le staffing demande forcément du temps, mais aussi un déploiement d’énergie considérable. Les personnes chargées du staffing doivent en effet gérer un grand nombre de données cruciales pour réussir ce rôle d’intermédiation :
- Connaître les disponibilités des collaborateurs et leurs profils
- Prioriser les missions pour optimiser la rentabilité
- Réunir les compétences nécessaires mais aussi les bonnes personnalités
Cette exigence du staffing n’est pas toujours satisfaite et pour cause. De nombreuses entreprises manquent encore d’organisation et d’outils pour gagner en efficience. Incapacité à centraliser les données, utilisation désuète d’Excel, manque d’intégration des outils de gestion des ressources humaines, etc. Les conséquences à terme peuvent avoir des répercussions à tous les niveaux de l’entreprise et générer un coût humain non négligeable : perte de temps, stress des opérationnels, frustration des managers, insatisfaction ou pire désengagement… Sans parler des conséquences financières. Des effets parfois invisibles pour les dirigeants qui manquent d’indicateurs fiables pour le suivi d’activité.
Quelles sont les bonnes pratiques à adopter en matière de staffing ?
Plusieurs solutions complémentaires existent pour optimiser les chances de réussir votre staffing, à la croisée de l’humain, de l’organisation et du digital.
Créer un poste référent
Pour améliorer la visibilité mais aussi la communication au sein de vos équipes, l’engagement et les gains, il peut être utile de créer un poste de responsable de staffing. Directement rattaché à la fonction ressources humaines, en équipe avec le responsable recrutement, il aura pour rôle de centraliser et d’organiser le staffing en mode projet, et sera l'interlocuteur de référence auprès duquel les managers exprimeront leurs besoins.
Faire un plan de charge
La mise en place d’un plan de charge peut aussi servir à disposer d’une vue d’ensemble de la charge de travail en temps réel afin de pouvoir réajuster vos plannings. Rassurant pour les clients, il permet aussi de gagner en transparence avec vos équipes et de renforcer la confiance. Chacun connaît le projet avec une répartition du travail plus équitable. Enfin, l’outil aide aussi à respecter les délais en prévoyant les événements susceptibles de retarder votre projet.
Digitaliser la gestion
L’apport d’une plateforme de staffing est sans doute le moyen le plus efficace pour piloter vos besoins. Un tel outil vous permet de centraliser toutes vos données et de les mettre à disposition de votre responsable de staffing, afin qu’il puisse rapprocher en temps réel le bon consultant avec le bon projet. Interfacé avec votre système d’information, il vous garantit de connecter toutes les ressources disponibles tant internes qu’externes.
Vous mettez toutes les chances de votre côté pour satisfaire vos collaborateurs et vos clients dans les meilleurs délais et au meilleur coût.
