Absentéisme, fluctuations d'activité, turnover… Les besoins de personnel des entreprises, et en particulier des grands groupes, peuvent être impactés de manière plurielle et brutale. Entre nécessité de fermeture administrative et intensification des missions, la crise COVID-19 a bien exacerbé leur imprévisibilité.
Quelles solutions s'offrent aujourd'hui aux managers pour trouver du staffing ponctuel tout en maîtrisant les coûts associés ? Comment les RH peuvent-il accompagner plus efficacement les opérationnels de terrain ?
Nos réponses dans cet article, et en replay dans un webinar diffusé sur myRHline à l'occasion de la 3e semaine de la Transformation Digitale en janvier 2021.
En quoi consiste le process de staffing ?
Staffer une équipe face à une absence temporaire ou un besoin court terme est un processus plutôt long et complexe versus la réactivité qu'il engage. Car on ne parle pas ici de recrutement définitif mais bien de palier l'absence, répondre à l'urgence d'une situation donnée. Et le processus de staffing est d'autant plus fastidieux et coûteux que l'organisation est de taille !
Car en moyenne, un manager met jusqu'à 5 heures à staffer une ressource pour un besoin ponctuel. En fonction des industries, chacun aura ses pratiques de prédilection pour essayer de trouver le plus vite possible son ou sa remplaçante : appels aux coll!ègues, aux autres sites, aux ressources humaines, au siège... Contacts emails, suivi de fichiers Excel dans lequel on retrouvera ses anciens CDD ou jobs étudiants récurrents. À titre d'exemple, le secteur des crèches misera davantage sur la solidarité entre deux municipalités alors que la grande distribution activera davantage son vivier de contrats saisonniers.
Alors, face à l'urgence, quelles solutions s'offrent au manager ? Si personne n'a d'équipe surstaffée autour de lui pour l'aider le temps nécessaire, si ses contrats ponctuels ne répondent pas... Il fera appel à l'intérim - c'est d'ailleurs la solution la plus efficace pour le secteur de la construction. Mais certainement pas la moins onéreuse... Reste la possibilité de ne pas pourvoir le poste temporairement vacant... Au risque concret d'impacter les opérations, et donc le chiffre d'affaires de l'entreprise ! Parfois, le manager ira jusqu'à réaliser lui-même tout ou partie de la mission, pour assurer l'ouverture d'un magasin ou encore aider aux stocks de son enseigne...
Le staffing à l'ère du Nouveau Monde
Dans un monde régi par la COVID-19, l'imprévisibilité est maître-mot. Fermeture administrative, chômage technique renommé en partiel. En parallèle, les absences se multiplient. Maladie, cas contacts, isolation : désormais, les managers doivent non seulement gérer la sécurité de leurs équipes, mais aussi jongler avec l'absentéisme, voire selon le secteur, absorber le pic d'activité qui survient à 17h juste avant le couvre-feu !
L'agilité n'est plus seulement une notion théorique mais résolument pratique. Car les managers doivent s'assurer qu'ils disposent des personnes nécessaires au maintien de l'activité et à sa bonne cadence, tout en garantissant la sécurité de ceux pour qui le télétravail ne s'applique pas - et en premier lieu, celle des cols bleus.
Pourquoi digitaliser le process de staffing ?
Tout simplement, qui peut se targuer d'avoir une vision claire et exhaustive sur l'ensemble du personnel disponible au sein de son organisation ? En cela, la digitalisation présente de nombreux avantages : afficher en temps réel le répertoire des salariés d'un autre site qui pourraient, eux, se porter volontaires pour remplacer sur un temps donné le poste vacant. Et ainsi, sans obligation aucune, enrichir leurs expériences, apprendre des bonnes pratiques d'une autre équipe, soulagée qu'on lui vienne en aide. Ou encore, de façon plus pragmatique, gagner en pouvoir d'achat dans le cas d'une prime au détachement !
Pour les opérations, le process de staffing digitalisé sera :
- Accéléré - plus de recherche chronophage et aléatoire !
- Désiloté - certaines filiales de grands groupes possèdent des compétences communes qui peuvent tout à fait se prêter main forte, tout en étant déjà formé aux pratiques du groupe ;
- Moins coûteux - l'intérim restant cependant la solution de dernier recours.
Les ressources humaines trouveront notamment leurs comptes dans la numérisation de toute la documentation administrative relative au prêt ponctuel de collaborateurs. Avec un contrat généré automatiquement en ligne, le suivi est immédiat, la législation des heures respectées, et chacun peut avancer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Quentin Guilluy, co-fondateur et CEO d'Andjaro, aborde la question du pourquoi et comment digitaliser la gestion de son staffing pour aider les organisations à gagner en agilité. Visionnez le replay de son webinar de 30 min ci-dessous:
Vous souhaitez en savoir plus sur la meilleure façon d'industrialiser vos processus de staffing ?
