Toutes les entreprises, ou presque, disposent aujourd’hui d’outils digitaux - ERP, SIRH ou encore Intranet - coordonnés par les DSI selon la taille de la structure. Ils sont souvent mis en place pour répondre à un besoin spécifique d’une équipe, et généralisés aux autres pour mutualiser l’investissement. Dans les bénéfices relevés par une étude de Deloitte, on observe un impact direct sur la rétention des salariés, avec 3% de plus sur la fidélisation des talents, liée à la mise en place de stratégies digital workplace. Cependant, les remontées de terrain montrent pourtant que les besoins des utilisateurs ne semblent pas assez pris en compte. En conséquence, la prise en main peut faire l’objet de fortes réticences… Si le projet n'est pas correctement cadré.
Digital Workplace : quels enjeux pour les DRH ?
La transformation digitale vient nécessairement s’inviter dans les discussions entre les managers et les DRH. Il s’agit de trouver la meilleure façon d'accompagner les collaborateurs dans ce changement et de proposer le programme de formation adapté aux compétences déjà acquises par les équipes. Dans ce contexte, le digital workplace apporte une réponse pertinente, car il permet de résoudre plusieurs enjeux en simultané :
- centraliser les données traitées et échangées sur l’ensemble de l’entreprise
- apporter une simplicité et une convivialité dans l’usage pour chaque collaborateur
- répondre aux contraintes qui lui sont propres : télétravail, flex office, organisation de l'entreprise sur plusieurs sites, les collaborateurs en itinérance, par exemple les commerciaux.
Avec la digital workplace, la fonction RH améliore sensiblement l’expérience collaborateur, développe l’interactivité et la réactivité… et favorise le bien-être des salariés ! Ces aspects QVT sont clés pour accompagner le développement de l’entreprise, et surtout pour lui apporter une solution robuste face aux imprévus.
Comment emporter l’adhésion des salariés et des managers ?
Le succès du digital workplace repose tout simplement sur l'appétence des équipes à l’utiliser au quotidien. L'expérience des intranets et des réseaux sociaux d’entreprises montre que l’usage doit partir du collaborateur. C’est-à-dire être une réponse évidente à ses besoins, lui faire gagner du temps et être simple à manipuler, quel que soit son point de connexion : au bureau, à son domicile, dans un espace de coworking, ou dans son véhicule. Autrement dit, il convient de proposer la même expérience avec un ordinateur qu’avec une tablette ou un smartphone, qu’importe le lieu de travail.
La DSI ne doit pas seulement proposer un espace digital qui agglomère tous les logiciels. La bonne démarche sera plutôt d’unifier l’accès et de proposer des briques qui soient en interconnexion. Pour l'utilisateur, cette architecture informatique est invisible, il n’en a tout simplement pas conscience. Par contre, il attend des process plus faciles, une amélioration du partage de documents et données, et s’attend à une plus forte autonomie. Ce sont souvent les jeunes générations qui se montrent les plus sensibles à ces bénéfices.
Quel objectif donner au digital workplace ?
Cette question est incontournable pour éviter tout malentendu. Elle doit être traitée à la genèse du projet, après un recensement des besoins de l’ensemble des équipes et des managers. Proposer un outil de communication unique n’est pas suffisant, même si avec messagerie instantanée, partage de document, appel vidéo. Il ne s’agit pas de proposer seulement un bureau mobile auquel on peut se connecter avec n’importe quel support.
Car le digital workplace vise à répondre à ces deux enjeux ! Chaque salarié doit pouvoir accéder à ses outils de travail où qu’il soit, et en même temps, pouvoir échanger avec ses collègues, clients, fournisseurs. C’est la garantie de son confort de travail, de son efficacité et de sa productivité, mais aussi de la sécurité des données. L’entreprise propose ici un environnement unique qui englobe tous les besoins, sans exception. L’exercice demande aussi une capacité à adapter l’univers proposé pour intégrer en continu de nouveaux outils.
Une fois l’objectif posé, un audit peut être réalisé pour déterminer où commencer le projet, et comment définir les étapes de mise en œuvre. Pour y parvenir, rien de tel qu’une feuille de route ciblant les priorités et le calendrier de réalisation.
Quelle répartition et quels accès pour chaque collaborateur ?
Une plateforme unique n’induit pas un accès pour tous à l’ensemble des données. Charge au DSI de calibrer en fonction des équipes et des collaborateurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. Ce procédé s’appelle la gouvernance des données et des accès. Ceux-ci doivent se limiter aux outils et bases de données dont un salarié a besoin pour travailler et échanger. Cela inclut aussi les interactions avec les DRH : données personnelles, coordonnées bancaires, situation matrimoniale...
Il peut être judicieux que la réflexion sur la répartition des rôles et des accès concerne aussi la période de mise en œuvre du projet. Elle sera d’autant plus efficace si DSI et DRH assurent de concert la maîtrise d’œuvre. Chaque étape peut être déléguée ou subdivisée aux équipes, à la fois pour les impliquer et pour que leurs besoins trouvent écho.
Que deviennent l’organisation et les process de travail de l’entreprise ?
Le digital workplace peut apparaître comme une cause de la réorganisation qui l’accompagne en parallèle à son déploiement. En réalité, il se présente comme LA solution à la mutation des pratiques des entreprises. Les équipes ont tout intérêt à gagner en agilité et à savoir travailler en interaction avec :
- des collègues en proximité ou éloignement géographique
- des collaborateurs internes et externes à l’entreprise
- des prestataires, des fournisseurs ou des clients.
Le digital workplace change les relations entre les collaborateurs, entre les managers et leurs équipes, entre la direction générale et les managers. Il fluidifie la circulation de l’information et unifie les usages. La période du confinement pour lutter contre la propagation de la COVID-19 a fait office d’accélérateur de la tendance du digital workplace. Elle a permis de lever une multitude de réticences et résistances et a même facilité le travail collaboratif. Dans sa manière de fonctionner, le digital workplace peut même refléter la culture et les valeurs de l’entreprise et cela aide à fidéliser. En revanche, il pourra difficilement remplacer l’échange d’informations informelles. Elles restent obtenues en marge des réunions et d’interactions en présentiel.
