Durant les périodes de pic d’activité, une entreprise qui a besoin de renforts d’équipe ponctuels ou réguliers a tout intérêt à soigner son expérience collaborateur. Sa qualité de service et son image de marque employeur sont en jeu. Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer, mais aussi celles qu’il vaudrait mieux éviter ?
Un besoin de souplesse de plus en plus grand
La crise sanitaire et économique que nous traversons appelle à une réactivité forte sur les besoins en personnels. La fonction RH va devoir jongler entre la montée en charge de l’activité et la disponibilité des collaborateurs, site par site. C’est encore plus vrai pour le secteur du Retail qui a vu la date des soldes repoussée. L’ajustement des effectifs s’annonce donc quotidien. Qu’il s’agisse de favoriser la mobilité de collaborateur entre sites de l’entreprise, ou l’accueil de personnel externe via l’intérim, l’entreprise doit porter une attention très forte à l’expérience collaborateur. Dans le cas de contrats courts, chaque personne accueillie sur une journée, une semaine, doit avoir envie de revenir à la prochaine opportunité ! Sans quoi, la gestion des besoins en personnels risque de faire face à des postes non pourvus. Une pareille situation compromet clairement la force de la relance de l’entreprise après la période de confinement.
Comment préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur "éphémère" ?
Une grande partie de la réussite de l’intégration repose sur les premiers contacts, et cela avant même son arrivée. Comme il s’agit d’un collaborateur particulier, puisqu’il ne sera présent que pour un temps limité, il convient d’être transparent sur la description du poste et de faire en sorte que son onboarding soit réussi. Plus il y a de détails sur les tâches à accomplir, les compétences essentielles et accessoires, les horaires, les enjeux… Plus les candidatures seront qualitatives.
Autrement dit, tout employeur tire avantage d’être explicite sur le temps de travail, la durée de la mission, la possibilité de récurrence ou pas, la rémunération, les frais pris en charge, ou encore les délais de paiement de la prestation pour une personne externe. Il s’agit aussi d’anticiper les questionnements : accès au site de travail (transports en commun, covoiturage, parking auto et vélo, etc.), mode de restauration (apporter son repas, cafétéria d’entreprise, restaurant à proximité…), vêtements (code vestimentaire, fourniture d’un kit…), présence de douche ou d’un vestiaire pour se changer si nécessaire.
Les DO's :
- Miser sur la transparence et la communication en transmettant les coordonnées du référent.
- Mettre à disposition des photos du site et du poste de travail pour en faciliter la prise en main.
- Proposer les témoignages de collaborateurs déjà habitués aux usages du groupe.
- Envoyer des modules de formation produits en interne et en externe.
- Automatiser les tâches administratives (contrat, numéro de sécurité sociale…).
Les DONT’s :
- Communiquer des informations non actualisées sur le poste ou le site concerné.
- Laisser les questions du collaborateur sans réponse.
- Être vague et approximatif sur le contenu de la mission et son cadre (horaires, pratiques ou encore rémunération).
- Passer peu de temps sur les contenus techniques liés au poste.
- Taire les valeurs, la culture d’entreprise et les usages propres au site.
Comment favoriser la réussite du collaborateur en contrat court ?
Si l’arrivée du collaborateur a bien été préparée, son passage, aussi court soit-il dans l’entreprise, n’en sera que plus réussi. Qu’il reste un jour, une semaine, voire plus, il doit être rapidement opérationnel. Toutefois, son intégration ne doit pas être négligée ou superficielle. À ce titre, un bon accueil par l’équipe est primordial. Cette dernière pourra lui donner les repères utiles pour que la mission se déroule dans les meilleures conditions. Ici, le partage d’expérience compte beaucoup pour éviter au collaborateur d’un jour de faire des erreurs et pour agir directement avec les bons réflexes. Son référent joue un rôle clé pour le mettre à l’aise, en l’accueillant physiquement dès ses premiers pas sur le site et ensuite en étant facilitateur de son intégration et attentif à ses doutes et ses réussites. Surtout, il importe de ne rien lui laisser deviner par lui-même. Dans les premières heures, tout doit être explicite dans les attentes et objectifs de la journée. La parfaite connaissance du cadre dans lequel il va évoluer lui permettra de trouver rapidement l’autonomie que l’entreprise attend de lui. Cette règle concerne aussi un collaborateur interne venu en renfort. Chaque site a ses us et coutumes au-delà des principes qui prévalent pour l’ensemble de l’entreprise.
Les DO’s :
- Anticiper les interrogations ; éviter les devinettes et les non-dits.
- Rassurer et encourager tout au long des étapes de la mission.
- Récolter régulièrement le vécu et les ressentis du collaborateur.
- Cibler les compléments de formation quand un besoin se présente.
Les DONT’s :
- Être inattentif sur les retours du salarié à travers un éventuel rapport d’étonnement.
- Mettre de côté l’expérience passée du collaborateur.
- Ne pas faire visiter la totalité des locaux .
- Oublier la convivialité des relations au moment de l’accueil.
Comment fidéliser et favoriser les missions régulières d’un contrat court ?
Quand une entreprise a régulièrement besoin de renfort de personnel tant en mobilité interne qu’en personnel extérieur sur de courtes durées, le départ du collaborateur mérite toutes les attentions. Sauf si elle n’est pas satisfaite de sa mission, il est dans son intérêt de le fidéliser pour pouvoir le mobiliser dès que nécessaire. Là encore, le référent joue un rôle important : savoir remercier le collaborateur pour son implication, écouter son feed-back de son vécu, l’interroger sur sa disponibilité future… Ce sont des informations précieuses pour ajuster la démarche de l’entreprise, mais aussi pour proposer la mission qui convient le mieux pour la prochaine collaboration. Bien sûr, le lien avec l’équipe va jouer. Elle-même peut émettre un avis sur son envie d’accueillir à nouveau la personne. Cependant, il se peut qu’un temps certain s’écoule entre deux missions. L’entreprise a tout intérêt à imaginer des modes de communication pour garder le contact, montrer que le collaborateur compte même s’il ne vient que quelques jours par mois, par trimestre. De la sorte, elle s’assure que l’engagement du collaborateur reste pérenne et qu’il sera motivé et intéressé à revenir. Mieux, il sera un ambassadeur et vous permettra en toucher d’autres personnels intéressés. À l’inverse, si l’expérience est contrastée, la fonction RH risque d’avoir de fortes difficultés à recruter : le collaborateur est avant tout le client des ressources humaines.
Les DO’s
- Communiquer de manière collective sur le bilan de la mission.
- Rédiger des références sur les réseaux sociaux.
- Envoyer régulièrement des informations sur l’entreprise et l’équipe aux anciens collaborateurs susceptibles de revenir.
- Tenir à jour le planning des disponibilités du collaborateur.
- Indiquer si l’entreprise fera appel à nouveau au collaborateur.
Les DONT’s
- Manquer de reconnaissance sur l’apport du collaborateur pendant sa période d’activité dans l’entreprise.
- Verser tardivement la rémunération liée.
- Négliger d’envoyer un questionnaire pour évaluer la mission.
- Omettre d’organiser un moment de convivialité pour le départ.
- Conserver la même procédure de recrutement pour la prochaine mission du collaborateur.
À toutes les étapes de la mission, l’expérience collaborateur facilite ou complique la fidélisation des talents y compris pour des missions ponctuelles. La fluidité des échanges et l’écoute sont primordiales. Le digital apporte des solutions pertinentes dans ce défi pour la fonction RH. Lorsque ces dernières sont adaptées, elles offrent simplicité et efficacité tant pour les DRH que pour les collaborateurs. En étant un outil apprécié de part et d’autre, elles permettent à l’expérience collaborateur d’en ressortir renforcée.
