Depuis 2017, Sodexo France utilise la plateforme Andjaro. L'année 2020 a été l’occasion d’initier une nouvelle étape : l’intégrer à son environnement SAP. Hervé Boutruche, Responsable Projets à la Direction des Talents et Jean-Daniel Terrade, Responsable Développement à la Direction des Systèmes d’Information chez Sodexo, vous livrent leur retour d’expérience à propos de ce projet, opérationnel depuis décembre 2020.
Andjaro — Comment est né le projet d’intégration d’Andjaro à votre environnement SAP ?
Hervé Boutruche — Depuis 2017, nous avons un partenariat avec Andjaro sur l'Île-de-France. Fin 2019, nous avons souhaité le déployer sur l'ensemble des établissements de Sodexo France. Cependant, cet élargissement ne pouvait pas s'effectuer en continuant une mise à jour mensuelle et manuelle des données par« fichier plat ». De plus, il nous fallait réduire le temps de mobilisation de nos équipes respectives. C'est ainsi que les DSI de nos deux entités se sont concertées pour élaborer les différentes solutions possibles afin d'automatiser ces mises à jour et la lisibilité des informations. Un autre objectif était à atteindre : faire en sorte que Sodexo reste maître des données liées à ses collaborateurs et à sa hiérarchie organisationnelle. Et ce, quand bien même elle soit transférée à l'application d’Andjaro. Pour y parvenir, c'est la solution des API qui a été retenue pour apporter de la performance dans nos process.
Jean-Daniel Terrade — Au départ, pour des raisons de légalité des transferts de données, nous avions une préférence pour l'intégration de « fichiers plats ». C’est Andjaro qui nous a recommandé le mode API - une approche qui va se généraliser à tous ses clients : chacun a la main tant pour enclencher toute mise à jour que pour gérer les anomalies et alertes. De notre côté, ces échanges d'informations par API n'étaient pas inconnus. Par le passé, nous avions déjà eu à les utiliser à travers SAP, pour des catalogues produits à la direction des achats. Ce qui a été nouveau dans ce projet, c'est l’incrémentation pour les « masters data » transmis : détecter les modifications et n'envoyer que ces dernières à l'application d'Andjaro. Un vrai défi, car nos « masters data » proviennent de trois sources : SAP Finance, SAP HR et l'annuaire. Toutes alimentent la plateforme Andjaro.
À présent que l’intégration est opérationnelle, validez-vous l’usage de l'approche par API ?
Jean-Daniel Terrade — Pour le transfert de données, nous aurions pu continuer par échange de fichiers. Par contre, au niveau de l'intégration de la plateforme de staffing, la gestion des anomalies aurait dû être prise en charge par Andjaro avec un développement spécifique. De fait, il y aurait eu des coûts plus importants, malgré un format standard des données. L'utilisation des API a permis de lever toutes ces barrières et de diminuer fortement tous les problèmes d'interface fichiers.
Par ailleurs, passer par un middleware entre SAP et Andjaro a aussi un intérêt en termes d'évolution : s'il y a des « up-grade » du côté de SAP ou Andjaro, c'est ce logiciel intermédiaire qui va absorber les changements. Il n'y a pas d'obligations à réaliser des modifications des deux côtés de manière synchronisée et de devoir tout re-tester. En découplant, les systèmes, tous les changements à venir seront plus faciles à gérer. Ce qui apporte une flexibilité tout à fait appréciable.
À présent, nous essayons, autant que possible, de fonctionner par API avec nos autres fournisseurs d'applications. En effet, pour nous, au regard de nos objectifs, c'est la meilleure des solutions. Mieux encore : cette approche permet de réduire la quantité de données transmises et le temps de traitement. À cela s'ajoute, la détection immédiate des données correctement intégrées, ou pas. Il reste alors à faire remonter l'alerte aux bonnes personnes pour opérer la correction appropriée.
Hervé Boutruche — Les avantages que nous avons vus dans l'utilisation de l'approche par API sont de deux ordres :
- la vitesse de la mise à jour, car les données sont beaucoup moins importantes,
- et la capacité à être réactif dans le monitoring des données.
Auparavant, nous n’avions pas l'image à l'instant T de la réalité du terrain et des collaborateurs. À présent, c’est le cas ! Nous sommes passés de l'image à un film en quelque sorte, grâce au choix d'une mise à jour quotidienne. Les anomalies peuvent être traitées rapidement et sans attendre. Même s'il s'agit de petits détails, nous sommes capables de savoir tout de suite où se situe le problème. La DRH peut échanger avec les équipes DSI de Sodexo et d’Andjaro pour le résoudre, mais surtout comprendre d'où vient l'erreur. Tout cela apporte un gain de temps énorme pour les équipes techniques au regard du volume des données échangées.
Pour ce qui concerne la gestion des ressources humaines, quels bénéfices tirez-vous de la communication entre votre univers SAP et votre univers Andjaro ?
Hervé Boutruche — Nous avons pu nous assurer que le périmètre de déploiement d’Andjaro était bien défini. C’est-à-dire que notre cible - établissements et collaborateurs - soit clairement identifiée. Cela amène une visibilité claire sur notre périmètre RH et nos collaborateurs. À présent, nous pouvons gérer en centrale informatique l'accès à l'application d'Andjaro. C'est un point important : pour les droits ou les demandes d'interventions sur une application, les managers ont un portail unique pour l'ensemble de leurs applications métiers. En cela, Sodexo se trouve bel et bien seul maître de ses données : ce n'est plus Andjaro qui intervient, mais nos équipes dédiées, qui transmettent les changements à Andjaro.
Tout ce nouveau parcours a fortement contribué à améliorer la satisfaction des collaborateurs en termes de connexion et de qualité de la donnée à leur disposition. D’ailleurs, à ce jour, il y a peu de remontées d'incidents. Elles concernent souvent des cas utilisateurs très particuliers. Au total, il y a un gain de productivité chez Sodexo. Nous gagnons à la DRH 2 jours de travail mensuels liés au traitement de la mise à jour des données. Au-delà du confort, cela nous permet de nous consacrer davantage à l’accompagnement de nos managers.
La vraie valeur ajoutée est que la DRH et les managers disposent de data fiables, actualisées pour correspondre à l'organisation de notre groupe, et monitorer/projeter l'activité future. Pour chaque entité ou zone géographique, le nombre de personnes mises à disposition ou le manque de ressources est connu. Cela nous a permis d’améliorer la fluidité et fiabilité du partage d’information entre nos managers et de fait d’améliorer notre taux de couverture de nos besoins. Dans le contexte sanitaire que nous connaissons, Andjaro a permis à nos collaborateurs, qui se retrouvent en activité partielle, de pouvoir continuer à travailler dans l’entreprise sur d’autres secteurs d’activités, qui n’ont pas baissé.
Jean-Daniel Terrade — L'application permet potentiellement aux collaborateurs une démarche de mobilité interne et de se réassurer sur le changement d'activité, notamment dans le cadre du PSE, avec un accompagnement sur le reclassement interne. C'est un vrai plus, car rien n'est définitif : chaque collaborateur en détachement temporaire peut faire machine arrière.
L'usage de la plateforme Andjaro a permis de casser les silos d'un point de vue de l’emploi, lié à l'existence de nombreuses entités juridiques. Et elle apporte une solution adaptée dans la gestion de la mobilité interne qu'elle soit temporaire ou définitive. On le sait, psychologiquement, les collaborateurs, qui ont franchi le pas, ont levé 70% de leurs réticences. De manière concrète, nous constatons que les collaborateurs détachés par l'intermédiaire de Andjaro sont beaucoup plus ouverts à une mobilité définitive par la suite, que les autres. Pour ceux qui sont restés sur un seul site, le changement est plus difficile et demande un accompagnement managérial plus important.
Pour réussir votre projet d'intégration de la plateforme Andjaro en mode API dans SAP, Hervé Boutruche et Jean-Daniel Terrade vous recommandent de :
- Bien se poser avec le cahier des charges initial, le mapping des données SAP et celles d’Andjaro
- Partager le planning entre les équipes DSI en interne et chez Andjaro pour emprunter le même chemin
- Prendre le temps de recetter le projet afin de vérifier que tous les cas sont couverts
- Vous assurer que les algorithmes incrémentaux sont bien définis et solides, en particulier si plusieurs interlocuteurs techniques interviennent
- Prévoir une solution d'envoi forcé en cas de problème de synchronisation
- Programmer des alertes en cas d'erreurs et s'assurer qu'elles remontent aux bonnes personnes (mails, rapports...).
- Mener une communication dédiée et des actions d'accompagnement autour de la conduite du changement auprès des utilisateurs pour montrer que l'application répond à leurs besoins et améliore leur quotidien.
Merci à Hervé Boutruche et à Jean-Daniel Terrade d'avoir pris le temps de répondre à nos questions !
