Le remplacement des absences est un enjeu RH permanent et particulièrement sensible. La vacance d’un poste, même momentanée, peut générer un dysfonctionnement de l’organisation et une perte préjudiciable de performance.
Dans de nombreux cas, le remplacement suite à un arrêt maladie ou une autre absence ne va pas de soi, et se gère dans l’urgence et le désordre. En pratique, l’indisponibilité du collaborateur est rarement connue plus de 48 heures à l’avance. Environ 50% de ces absences sont par ailleurs de courte durée, mais totalement imprévisibles.
La constitution d’un vivier de remplacement est la meilleure solution pour anticiper et gérer plus sereinement l’absentéisme au sein de l’entreprise. Quelles sont les sources possibles de ce vivier ? Faut-il privilégier vos ressources internes ou vous tourner vers l’intérim ?
Vivier interne : optimisez la disponibilité de vos équipes
Le « vivier » est un concept de gestion des ressources humaines renvoyant le plus souvent à la création d’un pool de candidats au recrutement. Une entreprise constitue progressivement une base de profils ayant déjà manifesté leur souhait d’intégrer l’organisation, et franchi quelques étapes du processus de recrutement. En cas de besoin de staffing ou de pic d’activité, il est alors plus facile et rapide d’embaucher de nouveaux membres au sein de l’équipe.
Les viviers internes sont plus rares, mais présentent également un fort intérêt opérationnel. Ils consistent à identifier les compétences et les disponibilités des collaborateurs actuels pour remplacer certains de leurs collègues absents, pendant une période plus ou moins longue. Ce recensement peut être réalisé à l’échelle :
- d’un établissement unique ;
- d’une entreprise établie sur plusieurs sites ;
- d’un groupement d’entreprises ;
- d’une région...
Au lieu de chercher des remplaçants à l'extérieur, l'entreprise dispose donc d'une réserve interne de volontaires prêts à assumer temporairement les fonctions vacantes. Cette mise à disposition va se traduire par :
- la réalisation d’heures supplémentaires, concernant les collaborateurs déjà employés à temps plein dans l’entreprise ;
- la réalisation d’heures complémentaires concernant les salariés à temps partiel et souhaitant augmenter leur volume d’activité.
L'avantage principal du vivier interne consiste à remplacer très rapidement le collaborateur absent, avec une perturbation minimale de l’activité. Les talents identifiés au sein du vivier connaissent déjà les processus et la culture de l'entreprise. Ils s’adaptent immédiatement aux tâches confiées. Cela peut éviter à l'entreprise des coûts supplémentaires liés à la recherche et à la formation d'un nouveau collaborateur, ou encore au travail intérimaire.
À partir de la rentrée scolaire 2017, par exemple, le ministère de l’Éducation nationale a mis en place dans le premier degré un nouveau vivier interne d’enseignants remplaçants, à l’échelle de chaque département. Cette organisation s'appuie sur le digital pour faciliter considérablement la recherche d’enseignants pour des remplacements de courte durée.
« Aux environs de 8 h 30 ou 8 h 40 au maximum, tout le monde est déjà placé. On peut gagner jusqu'à 2 h - 2 h 30. Aujourd'hui, si vous dites aux secrétaires de circonscription gérant les remplacements qu'on arrête l’expérimentation Andjaro, elles vont pleurer ! Elles n'ont plus qu'un ou deux coups de fil à donner au grand maximum, contre une centaine précédemment. Et généralement, les élèves voient les remplaçants arriver bien plus tôt qu'auparavant. »
Fabrice Decle - Secrétaire général de la Direction des Services de l’Éducation nationale de la Somme
Vivier externe : optimisez et rationalisez le recours à l’intérim
Le recours à l’intérim présente de nombreux avantages pour une entreprise lorsque ses ressources internes ne suffisent pas à combler les missions disponibles. Il permet de disposer rapidement de collaborateurs supplémentaires en cas de besoin.
En cas d'absence imprévue d'un salarié (congé maladie, congé maternité, etc.), il peut être difficile pour l'entreprise de trouver rapidement un remplaçant compétent. En disposant d'un vivier d'intérimaires, l'entreprise peut trouver un remplaçant temporaire et ainsi assurer la continuité de son activité.
Au-delà du coût de l’intérim, la prise en compte classique des besoins de l’entreprise par une agence d’intérim peut manquer de réactivité. Une entreprise intéressée doit tout d’abord indiquer son besoin d’intérimaires, recevoir les propositions de candidature, sélectionner le bon candidat et enfin créer la commande.
La création d’un véritable vivier intérimaire, via une solution numérisée comme PIXID, fait gagner un temps considérable pour assurer le remplacement d’un poste. Avant même de faire face à un besoin, l’entreprise cliente va pouvoir en effet :
- créer son vivier, en définissant la compétence recherchée, le lieu d’exercice de l’activité et la période ;
- ouvrir le vivier à une alimentation automatique par les agences d’intérim, qui y placeront des profils présélectionnés selon les critères définis par l’entreprise ;
- consulter le vivier régulièrement pour y repérer les profils les plus intéressants.
Si un besoin de remplacement se manifeste, il ne reste alors plus à l’entreprise qu’à sélectionner le candidat de son choix et à passer commande.
Vivier de remplacement : comment le digital peut vous aider ?
Les nouvelles solutions digitales jouent un rôle clé dans la constitution d'un vivier interne et dans la gestion des équipes au sein d'une entreprise.
Certaines plateformes de recrutement interne en ligne facilitent le processus de remplacement d'un poste vacant en identifiant rapidement les collaborateurs qualifiés et disponibles. Les managers ont également la capacité de faire connaître plus rapidement leurs besoins de staffing, presque en temps réel.
Une solution de gestion des remplacements comme Andjaro résume à elle seule les atouts d’une numérisation de vos remplacements. L’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ont accès à une interface simple pour faire connaître leurs disponibilités. Pour trouver un remplaçant, il vous suffit ensuite de :
- renseigner les critères de vos besoins (site concerné, période prévisible de remplacement, compétences attendues…) ;
- trier et filtrer les résultats à volonté, par exemple selon le périmètre, la durée de disponibilité, le type de contrat, le temps de trajet… ;
- sélectionner les collaborateurs disponibles pour leur soumettre directement la proposition de mission ;
- recevoir une notification automatique dès l’acceptation de la mission.
Vivier interne ou vivier intérimaire : et pourquoi pas les deux ? En multipliant les sources de recrutement avec Andjaro ou PIXID, vous multiplierez aussi les disponibilités pour remplacer un collaborateur essentiel au pied levé.
