La gestion de l’absentéisme est un défi majeur du quotidien pour les chefs d’équipe et les chefs de service dans la fonction publique. Depuis plusieurs années, la tendance est marquée notamment par des absences moins nombreuses du personnel, mais plus longues en moyenne.
Toutes natures d’arrêts confondues, la durée moyenne progresse de 37% entre 2016 et 2021, passant de 37 à 51 jours. Elle évolue à la fois sur les congés de maladie ordinaires (33 jours en 2021), les congés de longue durée (271 jours) et les accidents du travail (71 jours).
La mise en œuvre de bonnes pratiques, s’appuyant sur les bons outils, peut améliorer considérablement les résultats d’une administration. Voici trois pistes à examiner pour assurer la continuité de service et réduire les effets de l’absentéisme dans la fonction publique.
1) Mieux anticiper les départs à la retraite
Au-delà de l’absentéisme purement médical, un service peut être durablement perturbé par une vague de départs à la retraite quasi simultanés, dus à un effet générationnel. Le phénomène pourrait d’ailleurs s’amplifier dans les prochaines années en raison du vieillissement accéléré des agents, notamment au sein de la fonction publique territoriale.
Un rapport sur l’état de la fonction publique et les rémunérations, annexé au projet de loi de finances pour 2022, a largement documenté le phénomène :
- Le pourcentage d’agents publics âgés de plus de 50 ans a augmenté en 2019 et représente désormais 34,9% de l’effectif total de la fonction publique.
- La fonction publique territoriale est particulièrement touchée par cette tendance, avec plus de 4 agents sur 10 âgés de 50 ans ou plus.
- En 2019, l’âge moyen des agents publics a augmenté d’un mois et reste supérieur à celui des salariés du secteur privé, en s’établissant à 43,6 ans contre 41,3 ans.
Une meilleure anticipation des prochains départs permet de chiffrer avec plus de précision la future ampleur du manque de personnel, mais aussi de planifier les recrutements nécessaires en temps voulu.
2) Agir sur la qualité de vie et les conditions de travail des agents
La qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) est un enjeu fondamental pour la fonction publique et peut avoir un impact significatif sur l’absentéisme des agents. Des conditions de travail difficiles, un manque de reconnaissance ou un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée peuvent entraîner des arrêts plus fréquents.
Plusieurs bonnes pratiques en matière de QVCT sont envisageables, dans les trois fonctions publiques :
- La multiplication des passerelles de mobilité interne a typiquement un effet bénéfique. Les agents en perte de motivation sont encouragés à changer de service ou de poste pour acquérir de nouvelles compétences et découvrir de nouveaux horizons professionnels. Cela passe, entre autres, par des programmes de formation, des bourses de mobilité ou des outils évolués de gestion de carrière.
- Une meilleure flexibilité au travail peut prendre différentes formes, comme le recours accru au télétravail et l’utilisation d’outils nomades. Ces solutions permettent aux agents de mieux concilier leurs obligations professionnelles et personnelles, avec à la clé une amélioration de leur satisfaction au travail et une réduction du stress.
- En proposant des horaires aménagés et plus adaptés aux besoins des agents, il est possible de réduire le stress lié à leurs contraintes familiales et personnelles. Par exemple, certains fonctionnaires peuvent avoir besoin de travailler à temps partiel pour s’occuper de jeunes enfants ou de parents âgés, ou souhaiter bénéficier de plages horaires variables pour les mêmes raisons.
- La reconnaissance et le bien-être au travail sont fondamentaux pour lutter contre l’absentéisme. Des initiatives peuvent être mises en place pour favoriser la reconnaissance, comme la mise à l’honneur de fonctionnaires méritants ou l’introduction de primes de performance. De plus, le bien-être des agents peut être encouragé grâce à des activités de groupe, via des clubs ou des associations de sport.
La symétrie des attentions vaut aussi dans la fonction publique ! Pour rappel, ce concept central de l’expérience collaborateur vise à créer une relation équilibrée et mutuellement bénéfique entre l’entreprise et ses collaborateurs. Il implique, pour une organisation, de traiter son personnel avec la même attention que les clients ou usagers les plus précieux.
3) Optimiser la gestion des remplacements en temps réel
En dépit des efforts apportés, l’absence imprévue d’un élément clé peut pénaliser fortement le reste de l’équipe – mais aussi nuire aux usagers eux-mêmes et au principe de continuité du service public.
Le remplacement du personnel représente aujourd’hui un défi du quotidien dans la plupart des administrations, en particulier celles en contact permanent avec le public. Il est nécessaire tout à la fois de :
- rendre plus efficace et plus rapide la gestion des remplacements ;
- fluidifier la prise de décision dans les processus de ressources humaines ;
- décloisonner l’information pour une meilleure visibilité des disponibilités en interne.
En pratique, la mobilisation d’un remplaçant qualifié en cas d’absence reste cependant difficile, et il est bien souvent impossible d’anticiper les besoins exacts en temps plein. Sans outil adapté, le processus est fastidieux et chronophage : les e-mails, les appels téléphoniques, les SMS ou les tableurs Excel trouvent vite leurs limites dans une situation d’urgence.
Tout comme dans le secteur privé, un logiciel de gestion des remplacements pour les agents et gestionnaires d’absences peut aujourd’hui être déployé dans les grandes administrations pour optimiser la gestion de leurs ressources humaines.
Une solution comme Andjaro, ouverte au secteur public depuis 2021, permet aux responsables d’équipes de prendre connaissance des agents disponibles dans le périmètre géographique de leur choix, par type de compétences. Il est ensuite beaucoup plus facile de trouver un agent et de l’affecter à une mission, quasiment en temps réel !
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