Externaliser sa paie n’est pas une décision anodine. D’après diverses statistiques, environ 40 % des grands groupes auraient aujourd’hui fait ce choix. Quels sont les bénéfices concrets de l’externalisation de la paie pour l’entreprise ? Baisser le coût de la gestion de la paie est-il réellement le principal intérêt de ce mode d’organisation ?
Les motivations peuvent être nombreuses pour externaliser la paie d’une organisation. Les raisons objectives de passer à l’externalisation peuvent être de trois ordres, que nous vous proposons de passer en revue.
Dimension économique : le juste coût de la paie
Déléguer la gestion des bulletins de paie aux ressources humaines fait peser sur ce service une lourde responsabilité. La gestion des salaires est un travail administratif conséquent : édition, émission, impression et distribution des feuilles de paie (bien qu’il soit permis désormais d’envoyer leurs bulletins aux salariés par email, sauf s’ils s’y opposent formellement)... Par ailleurs, comme nous allons le voir dans un second temps, l’aspect législatif de la paie est un domaine mouvant et complexe. Gérer la paie des salariés monopolise donc du temps et des compétences, ce qui représente un coût important.
D’autant que le coût d’un bulletin de paie ne peut se réduire au salaire du gestionnaire de paie divisé par le nombre de bulletins traités ! Traiter la paie en interne implique une solution de paie – sur un serveur ou en SAAS – dont le coût peut être élevé. Un logiciel performant de gestion de bulletins de paie peut atteindre plusieurs milliers d’euros, somme à laquelle il faut ajouter le temps de paramétrage, les mises à jour et la formation des utilisateurs.
La variabilité du nombre de salariés est un autre élément à considérer dans coût de la paie. En effet, en fonction de l’activité, de la croissance et des spécificités des organisations, les effectifs peuvent varier sensiblement d’une période à l’autre. Avec un prestataire de paie externe, la facturation au nombre de salariés en gestion permet de prévoir et de variabiliser les coûts en fonction de ces éléments.
In fine, en considérant le prix de la solution informatique, les frais de recrutement, la formation à la solution, sans oublier le coût des pénalités financières en cas d’erreur, l’externalisation de la paie génère une économie de l’ordre de 20 %. Celle-ci s’explique, tout simplement, par les économies d’échelle faites par le prestataire.
Dimension opérationnelle : le lourd poids du réglementaire en France
Ce n’est un secret pour personne, la France a l’une des plus complexes législations sociales au monde : elle détient même, avec le Brésil, le record de la paie la plus complexe !
Chaque année, ce ne sont pas moins de 100 à 200 évolutions légales qui peuvent impacter le bulletin de paie. D’une année à l’autre, le taux des charges sociales, les minimas sociaux ou les allègements peuvent subir des mouvements à la hausse ou à la baisse. L’évolution des conventions collectives, les exonérations, les déclarations sociales ou les cas particuliers liés au type de contrat du salarié sont autant de points de vigilance pour ne pas risquer d’être pénalisé par l’URSSAF.
En externalisant la paie, l’entreprise la met entre les mains d’experts assurant une veille juridique permanente. Informés de toutes les évolutions réglementaires, ils sont à même de les interpréter et de les appliquer en intégrant les spécificités de leurs entreprises clientes. Dans ce domaine, l’externalisation de la paie est donc un gage de conformité et de sérénité.
Dimension stratégique : privilégier les activités à forte valeur ajoutée
A l’heure où les services ressources humaines doivent relever des défis multiples, la paie n’est manifestement pas le domaine où la fonction RH peut apporter une réelle valeur ajoutée. La digitalisation de la formation, les nouveaux enjeux de la marque employeur, le développement de l’expérience salarié ou la politique de recrutement sont des thématiques autrement stratégiques. Toutes ont, de près ou de loin, des impacts sur la gestion du capital humain, qui est tout de même le cœur de métier de la fonction RH !
L’attraction et la fidélisation des talents, pour ne citer que cet exemple, nécessitent le déploiement d’une politique cohérente, réfléchie et ambitieuse. Comment un DRH peut-il tenir le rôle de business-partner que l’organisation lui demande d’endosser en consacrant une grande partie de son temps à une tâche aussi administrative que la paie ?
Le recours à un prestataire de paie externe élimine la complexité, l’entreprise bénéficiant d’un outil de travail web n’exigeant aucune connaissance de la paie : concrètement, il suffit de saisir les variables, ce qui permet au prestataire d’élaborer les bulletins et déclarations sociales (DSN). En libérant les services RH d’une responsabilité chronophage, externaliser la paie permet de réorienter leur expertise sur les grands enjeux RH de l’entreprise.
Autre avantage stratégique, la plupart des prestataires de paie externes mettent à disposition des DRH des outils de pilotage, une aide précieuse pour la prise de décision et la gestion efficace de la masse salariale.
Au terme de cet article, est-il possible de conclure que toutes les entreprises – particulièrement les grands groupes, auxquels ce blog est dédié au premier chef – ont intérêt à externaliser leur paie ? Pas forcément. Si votre organisation se trouve en situation de stagnation économique, avec des perspectives de croissance modérées ; si faire baisser le coût de la gestion de la paie ne représente pas aujourd’hui un enjeu majeur ; si vous disposez à demeure d’un bon service juridique et si, enfin, vous considérez que la paie est un élément clé de la fonction RH au sein de votre organisation, vous n’avez aucune raison de franchir le pas.
