VMS n’est pas un énième acronyme qui débarque à l’improviste. Les Vendor Management System existaient avant même que la gig economy fasse ses premiers pas. Si, aujourd’hui, vous pensez qu’ils ne sont plus l’avenir avec le développement de plateforme de workforce management, vous vous trompez. Au contraire, les VMS restent un maillon technologique déterminant pour réussir une digitalisation simple, rapide et efficace des ressources humaines internes et externes. Sans eux, l’optimisation du staffing perd en qualité et en rapidité, et la performance de l’entreprise par ricochet.
Quel usage des VMS (Vendor Management System) ?
Une plateforme VMS permet la centralisation de toutes les données qui permettent d’avoir une visibilité identique sur les ressources externes : identification de la personne, compétences avérées, missions réalisées, missions en cours…
Les bons usages avec un VMS
- gérer une prestation de service externe (intérimaire, freelance…)
- vérifier l’adéquation entre les compétences à disposition et la mission proposée
- faire jouer la concurrence entre les intervenants extérieurs
- automatiser les paiements des missions terminées
Les usages à éviter avec un VMS
- centraliser toutes les opérations d’achats de produits et de services
- isoler le VMS des autres outils de la DSI comme les ERP, les CRM et les e-procurement
- limiter l’accès à la direction des achats au lieu de l’ouvrir aux directions financières, DRH et managers
- réallouer des ressources en dissociant la gestion des ressources humaines externes et internes
Quelles sont les fonctionnalités d’un VMS ?
Les fonctionnalités d'un Vendor Management System répondent à des besoins qui s’expriment tout au long de la relation entre l'entreprise et le prestataire. Ces fonctionnalités vont au-delà de la visibilité sur la disponibilité ou la connaissance de l’expérience. Chaque mission a ses enjeux propres qui doivent être clairement exprimés afin de faire appel à la personne la plus à même d’y répondre.
Les bons usages avec les fonctionnalités d’un VMS
- utiliser le background checking pour s’assurer des profils des prestataires sollicités pour une mission sensible,
- apprécier la valeur réelle des contrats négociés et créer des grilles de profils de poste et de mission,
- prévoir d’informer la date de l’arrêt d’une collaboration à toutes les parties prenantes dans l'entreprise pour qu’elles prennent toutes dispositions nécessaires utiles (récupération de matériels, blocages d’accès, récupération de données sensibles…),
- évaluer chaque collaborateur externe pendant et en fin de mission
Les usages à éviter avec les fonctionnalités d’un VMS
- séparer le traitement des données RH de la gestion du workforce management en global
- négliger les paramètres de la gestion contractuelle des interventions externes
- oublier de renseigner l’ensemble des formations suivies par un collaborateur externe
- taire la date de l’arrivée d’un nouvel intervenant extérieur qui se retrouve sans badge, sans accès à la plateforme, sans matériel pour mener la mission...
Quel lien entre performances et VMS ?
Le Vendor Management System permet de collecter de nombreuses données RH, mais pas seulement. Il donne aussi la capacité à les analyser et les synthétiser à travers des indicateurs précis et définis notamment avec la fonction RH et les managers. Comme un VMS agit en temps réel, dans des périodes critiques comme celle d’une pandémie, d’un sinistre, d’une opportunité commerciale exceptionnelle, le pilotage des ressources humaines peut être suivi lui aussi en temps réel.
Les bonnes pratiques pour mesurer la performance de l’entreprise avec un VMS
- mettre en place un dossier de candidature entièrement digitalisé
- favoriser la prise de décision collective
- comparer les dépenses prévues et celles engagées
- évaluer l’efficacité commerciale vis-à-vis des prestataires
Les pratiques à éviter pour mesurer la performance de l'entreprise avec un VMS
- restreindre les paramètres d’évaluation d’une prestation à la fonction RH
- transmettre l’accord du bon de commande ou devis en version papier
- omettre de suivre l’évolution des tarifs de chaque prestataire
- solliciter un envoi postal ou par mail des documents nécessaires au référencement d’un nouveau prestataire
L’usage d’un Vendor Management System crée une association vertueuse avec une plateforme comme celle d’Andjaro ! Il permet à une organisation d’embarquer tout son écosystème d’emplois internes comme de contributeurs externes. Cette dernière peut alors pleinement tirer profit de la stratégie dite d’"extended entreprise", qui constitue aujourd’hui un facteur de compétitivité différenciant très impactant. En effet, l’objectif commun est de gérer de manière fluide et fiable les ressources humaines. Les directions financières, achats et RH voient leur relation se pacifier, car elles ne sont plus polluées par des tensions liées à la présence de zones grises sur certaines tâches à mener ou décisions à prendre, et l’incompréhension des besoins de chacun.
Par ailleurs, le gain de compétitivité va bien au-delà l’opérationnel qui est ainsi transfiguré. Il porte aussi sur un contrôle des risques plus pertinent et réactif. Un VMS permet de répondre à tous les enjeux réglementaires et administratifs qui entourent l’intervention d’un prestataire externe, tout intégrant les données traitées dans le système d’information global de l’entreprise. Ainsi, les managers, les DRH, les DOP, les DAF et toute la direction générale disposent d’un tableau de bord qui facilite la prise de bonnes décisions, dans un laps de temps court.
