Quand vient la décision de digitaliser la gestion de ses remplacements, se pose ensuite la question de la conduite du projet. Entre la sélection d'un outil adapté et le respect du RGPD, comment s'assurer des actions à entreprendre mais aussi les écueils à éviter ? Pour aider les entreprises et les décideurs à disposer d'une feuille de route claire, nous avons identifié les 6 enjeux clés pour réussir l'industrialisation de tout processus de staffing.
Cette infographie est extraite de notre Livre Blanc : Comment digitaliser son staffing. Nous y abordons la manière d'aligner l'ensemble du top management - Directions des ressources humaines, Directions des opérations, Directions générales et Directions financières - autour de la digitalisation de la gestion du personnel dans les grandes organisations.
1. La concurrence des outils de staffing
Améliorer les performances de l'entreprise tout en maintenant sa compétitivité : le choix de l'outil va naturellement dépendre des acteurs présents sur le marché. Un benchmark ou étude concurrentielle est donc nécessaire à la génèse d'un tel projet. Pour aider à la prise de décision, les besoins de l'entreprise et ses objectifs doivent être clairement définis en amont de la recherche.
Les do :
- Rechercher une solution innovante, agile et pérenne
- Contrôler la configuration de l’application selon les profils et compétences du personnel
Les don't :
- Vouloir un logiciel couteau-suisse unique peu manœuvrable et évolutif
- Privilégier une technologie unique et non universelle
2. L'implémentation d'un outil de staffing
L'implémentation de tout logiciel implique la rédaction d'un cahier des charges. La conduite du projet étant menée par différents acteurs outre la fonction RH, directement impactée par les enjeux de staffing. Il convient donc de centraliser les éléments nécessaires à la bonne poursuite du projet.
Les do :
- Automatiser et sécuriser la collecte des données RH nécessaires
- S’appuyer sur les bonnes pratiques de staffing observées chez des managers
Les don't :
- Agréger une multitude de feuilles de tableurs et de données disparates non protégées
- Acheter ses serveurs en interne pour héberger les données
3. Les bénéfices du mode SaaS
Les logiciels SaaS (Software as a Service) sont des solutions accessibles en ligne et situées sur des serveurs à distance, externes à l'entreprise. Ils ne nécessitent pas d'installation de logiciel - tout se fait depuis le navigateur - et représentent aujourd'hui la plus grande part des revenus sur le marché du Cloud.
Les do :
- S’engager sur un horizon court terme, et renouvelable à volonté
- Soulager le DSI aux applications cœur de métier de l’entreprise
Les don't :
- Ignorer le besoin de souplesse d’utilisation par les collaborateurs
- Envisager un déploiement long et coûteux
4. Le respect du RGPD
Le RGPD ou règlement général sur la protection des données encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l'Union européenne. Inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978, il renforce le contrôle par les citoyens de l'utilisation qui peut être faite des données les concernant, et responsabilise les organismes publics et privés qui traitent leurs données.
Les do :
- Veiller à l’intégrité, la confidentialité et l’authenticité d’une information
- Sauvegarder les données et assurer la continuité d’activité en cas d’incidents techniques
Les don't :
- Considérer les informations RH comme une donnée quelconque et peu sensible
- Se préoccuper de la protection de la vie privée en fin de projet
5. L'ambassadeur du projet
La résistance au changement peut être importante en société comme dans l'entreprise. En ce sens, rien ne vaut un pilote dans l'avion ! Un acteur leader doit porter le projet, fédérer les parties prenantes et rappeler sa raison d'être à toute étape du planning.
Les do :
- Repérer un manager d’équipes convaincu
- Savoir (re)mobiliser COMEX et collaborateurs sur les enjeux
Les don't :
- Centraliser la gestion de projet en comité de direction
- Dissocier les objectifs communs entre les directions et entre les équipes
6. La conduite du changement
Le déploiement de la solution de gestion des remplacements continue bien après après la phase de démarrage. Sans adoption, pas d'utilisation ! Les managers doivent maintenant être formés à la prise en main et continuer de l'être au fur et à mesure que les équipes évoluent.
Les do :
- Rassurer la direction, les managers et les collaborateurs sur la santé de l’entreprise
- Favoriser les initiatives collaboratives d’appropriation
Les don't :
- Taire les points positifs et négatifs de la démarche
- Minimiser les aspirations de simplicité et d’écoute des salariés
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