Remplacer un salarié absent, voici une préoccupation majeure pour les recruteurs. En 2022, ils sont 93% à éprouver des difficultés pour recruter des profils qualifiés. Les services RH sont parfois proches de la saturation face à un absentéisme croissant depuis la crise sanitaire. Et la gestion des plannings devient un vrai casse-tête pour les managers. Dans ces conditions, de quelles solutions, de quelle marge de manœuvre disposez-vous pour colmater les brèches ? De la prévention à l’utilisation d’outils innovants, nous vous proposons 7 issues face à la gestion des absences en urgence à mettre en place en tant que manager et responsable des ressources humaines.
1. Créer un vivier de recrutement
Entretenir un réseau de candidats aide à anticiper et à mobiliser plus facilement une personne en cas de besoin. La démarche s’avère particulièrement utile pour gérer les absences imprévisibles telles que la maladie, le deuil, un congé pour garde d’enfant, une formation continue, etc. Créer une base de données de candidatures pertinentes s’effectue au fil des CV reçus et en restant attentif aux profils écartés ou rencontrés.
Un vivier interne de volontaires pour effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires peut également être d’un grand secours pour faire face aux urgences. Cette mission peut être aussi bien accomplie par les responsables RH que par les managers.
2. Analyser l’absentéisme pour anticiper des solutions
Pour réduire les absences sur la durée, il faut les observer en toute objectivité. Le taux d’absentéisme en France est passé à 6,87% en 2020 pour 25,1 jours d’absence en moyenne (Source : Ayming). Si le vôtre dépasse 4% ou 5%, il est déjà temps de supposer un problème sous-jacent. Ainsi, mettre en place une enquête Qualité de Vie au Travail régulière vous permettrait d’en déceler la cause. Car les raisons invoquées par vos collaborateurs absents cachent parfois des motifs plus profonds.
« Peu d’entreprises analysent les motifs réels, car cela suppose de prendre les problèmes à bras-le-corps, de remettre en cause le management. »
Aurélien Herquel, fondateur du cabinet de conseil Hu-Man
En effet, en analysant et en utilisant des indicateurs à surveiller, vous pourriez découvrir que les absences sont aussi liées à des facteurs sur lesquels l’entreprise peut agir :
- conditions d’exercice ;
- charge de travail ;
- motivation ;
- ambiance ;
- management…
Bien comprendre ce phénomène vous permettra d’imaginer un plan d’action pour mieux gérer l’absentéisme.
3. Structurer la gestion de vos absences
Même s’ils ne concernent pas toutes les populations de travailleurs, le télétravail et les déplacements deviennent de plus en plus courants. Si cette organisation n’est pas conduite explicitement et simplement, vous risquez de perdre le contrôle. Comme vous le savez sans doute, la gestion manuelle des absences sur Excel peut parfois être très opaque et chronophage.
Vous êtes 78% dans la fonction RH à réclamer la mise en place d’une organisation favorisant l’innovation et l’agilité, et 59% à vouloir simplifier l’organisation du travail hybride présentiel/télétravail.
Source : Baromètre des DRH de RH&M et Willis Towers Watson
Un logiciel RH peut vous aider à structurer la gestion des congés et des absences en entreprise… Y compris les vôtres quand elles sont prévisibles. La plupart des collaborateurs (à temps plein, à temps partiel, etc.) sont capables de contrôler eux-mêmes leurs droits respectifs à diverses absences, comme les congés, le télétravail, la formation, etc. Certaines tâches pourraient ainsi leur être déléguées grâce à un système de centralisation des données : un outil collaboratif qui faciliterait le contrôle des managers et octroierait plus d’autonomie aux salariés.
4. Prévenir les maladies professionnelles psychosociales (RPS) et physiques (TMS)
Stress, violences, accidents... Ces risques psychosociaux amplifient forcément l’absentéisme. 20% des salariés indiquent une dégradation de leur santé physique depuis la crise de la Covid-19. Ce chiffre grimpe à 35% pour la santé mentale.
« Depuis un an et demi, les arrêts sont à la fois plus fréquents et plus longs. »
Bénédicte Maine, DRH chez Semardel
Par ailleurs, la diminution du nombre de départs à la retraite occasionne un vieillissement de la population salariée. Par conséquent, les absences pour maladies s’allongent et entraînent des pénuries de personnel, une perte de production, dangereuses et onéreuses. C’est pourquoi la mise en œuvre d’un plan RPS et TMS approprié restent les meilleurs moyens de prévenir ces risques d’absentéisme.
5. Lutter contre le désengagement des salariés via la méthode Santé Qualité de Vie au Travail (SQVT)
La 2e priorité des entreprises en 2022 est l’engagement des salariés. Cependant, en 2021, ils sont 26% à ressentir une baisse de leur niveau d’engagement. La fatigue et le stress dus à une charge de travail accrue, ou au contraire à une vision incertaine de leur avenir liée à une baisse d’activité ont un impact sur l’absentéisme. Plus grave encore, 45% des salariés souhaitent changer de poste, voire d’entreprise. Il est donc urgent de prendre en compte l’insatisfaction des collaborateurs grâce à une enquête évaluant leur bien-être. La méthode SQVT doit aborder plusieurs aspects :
- la charge de travail ;
- l’organisation ;
- le management ;
- les relations sociales ;
- les conditions de travail.
L’évaluation d’indicateurs précis doit permettre d’imaginer des solutions pour mieux répondre aux besoins et aux attentes des collaborateurs et ainsi éviter qu’ils ne partent.
6. Former au management bienveillant
D’après le Baromètre de l’Absentéisme d'Ayming, les actions les plus plébiscitées par les salariés sont :
- recréer des moments collectifs ;
- renforcer l’esprit d’équipe ;
- développer le soutien managérial.
Ils réclament majoritairement davantage de reconnaissance et sont 42% à être en quête d’une activité avec plus de sens.
La formation de managers à des techniques de management plus flexibles et innovantes permettrait aux équipes de reprendre une organisation du travail plus efficace.
7. S’aider d’un logiciel pour gérer les remplacements en urgence
Et si un logiciel de gestion des remplacements aidait les fonctions RH et les managers au quotidien ? Selon le baromètre 2022 des DRH, vous seriez plus de 60% à souhaiter une évolution du SIRH et la digitalisation des processus RH. La bonne nouvelle, c’est que notre solution Andjaro peut concrètement vous apporter :
- la possibilité de préqualifier un vivier de candidats ;
- la visualisation exhaustive de toutes les personnes disponibles au sein de votre organisation ;
- la digitalisation des contrats de détachement et des signatures ;
- la mise en place de tableaux de bord en vue de favoriser l’analyse des données RH ;
- une communication fluide et sécurisée même à distance.
Bien d’autres fonctions peuvent être implémentées en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise.
Nous savons que le rôle des RH et des managers est plus que jamais de se concentrer sur le bien-être des collaborateurs et l’attractivité de l’entreprise. Et nous sommes aussi convaincus que la digitalisation des processus RH constitue un formidable levier pour vous soulager et ainsi soutenir et accompagner la transformation de votre entreprise. Concentrez-vous enfin sur ce qui compte vraiment pour agir efficacement sur le taux de présence de vos salariés.
